Mediasidosryhmärekisterin tietosuojaseloste

Tietosuojaseloste

Henkilötietolaki (523/99) 10 §

Laadittu: 25.5.2018

 

1. Rekisterinpitäjä

 

 

Suomen Mielenterveysseura ry

 

Maistraatinportti 4 A

00240 Helsinki

 

www: http://mielenterveysseura.fi

 

 

2. Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa

 

Jaana Arho, Mediarekisteri

 

Maistraatinportti 4 A

00240 Helsinki

 

Puh. 040 839 4989

sähköposti: jaana.arho@mielenterveysseura.fi

 

 

3. Rekisterin nimi

 

 

Suomen Mielenterveysseura ry:n mediasidosryhmärekisteri.

 

Rekisteri koostuu median edustajien yhteystiedoista.

 

 

4. Henkilötietojen käsittelyn

tarkoitus / rekisterin käyttötarkoitus

 

 

Peruste: Mielenterveysseura ylläpitää tätä henkilötietorekisteriä niistä toimittajista, joka ovat ottaneet oma-aloitteisesti ainakin kerran yhteyttä seuran viestintään tai muuhun asiantuntijaan saadakseen seurasta asiantuntijahaastateltavan ja kokemusasiantuntijan. Mielenterveysseura käyttää tätä rekisteriä voidakseen itse informoida mahdollisesta vastaavasta uutisesta tai tapahtumasta siitä aiemmin kiinnostunutta toimittajaa tai kutsua seuran tapahtumaan. Mielenterveysseura käyttää rekisteriä tehdäkseen selvitystä tai tutkimusta seuran mediaviestintänsä kehittämiseen. 

 

 

 

5. Rekisterin tietosisältö

 

 

Rekisteriin merkitään median yhteyshenkilöistä:

  • nimi
  • yhteystiedot
  • media, jossa työskentelee
  • aihealue, josta henkilö on kirjoittanut juttuja

 

 

6. Säännönmukaiset tietolähteet

 

 

Tietoja on haettu internetsivustoilta.

 

7. Tietojen säännönmukaiset luovutukset

Mielenterveysseura käyttää tätä rekisteriä voidakseen itse informoida mahdollisesta vastaavasta uutisesta tai tapahtumasta siitä aiemmin kiinnostunutta toimittajaa tai kutsua seuran tapahtumaan. Mielenterveysseura käyttää rekisteriä tehdäkseen selvitystä tai tutkimusta seuran mediaviestintänsä kehittämiseen. 

Luovutus: Mielenterveysseura voi luovuttaa rekisterin tutkimusta tekevälle taholle, kun seura teettää toiminnastaan mainetutkimuksen.

 

 

8. Tietojen luovutukset ja siirrot EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle

 

 

Rekisterin tietoja ei luovuteta eikä siirretä EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.

 

9. Rekisterin suojauksen periaatteet

 

 

 

A. Fyysinen turvallisuus

Henkilötietoja käsitellään muussa kuin sähköisessä muodossa vain rajoitetusti, ja pääsyä henkilötietoja sisältäviin asiakirjoihin on rajoitettu vain niihin henkilöihin, joilla tulee tehtäviensä täyttämiseksi olla pääsy henkilötietoihin.

Manuaalinen aineisto säilytetään normaalia huolellisuutta ja varovaisuutta noudattaen lukitussa tilassa.

 

B. IT-turvallisuus

Tietokoneelle talletettujen tietojen suojaamisessa noudatetaan yleisiä käytäntöjä ATK-pohjaisten järjestelmien tietoturvasta. Tietokoneella olevia tietoja käytetään henkilön käyttäjäroolin mukaiset käyttöoikeudet antavilla käyttäjätunnuksilla ja salasanoilla.

Turvatoimenpiteet suojaavat viruksia, ohjelmointivirheitä yms. vastaan ja ne päivitetään säännöllisesti. Myös palomuuri on käytössä.

 

Säilytys: Mielenterveysseura säilyttää tätä rekisteriä seuran Intranetissä Viestinnän tiimityötilassa Rekisterit-kansiossa, jonne vain viestintäyksiköllä on käyttöoikeus.

 

Tuhoaminen: Mielenterveysseura päivittää rekisteriä ajankohtaisesti ja kysyy jatkossa heti yhteydenoton jälkeen haluaako henkilö saada 9-10 kertaa vuodessa ilmestyvän uutiskirjeen. Uutiskirjeessä on kohta, jossa voi poistua siitä. Uutiskirjeessä on rekisteriseloste. 

 

 

 

10. Tarkastusoikeus

Jokaisella on oikeus tarkastaa rekisteriin tallennetut itseään koskevat henkilötiedot siten kuin henkilötietolain 26–28 §:issä on säädetty.

 

Rekisteröidyillä on oikeus tarkastaa rekisteriin tallennetut henkilötietonsa. Tarkastuspyyntö tehdään kirjallisesti omakätisesti allekirjoitetussa tai sitä vastaavalla tavalla varmennetussa asiakirjassa tai henkilökohtaisesti rekisterinpitäjän luona.

Suomen Mielenterveysseura/viestintä/Maistraatinportti 4 A, 00240 Helsinki.

Tarkastusoikeus on maksuton kerran vuodessa.

Lisätietoja tarkastusoikeudesta: www.tietosuoja.fi/1676.htm.

11. Oikeus vaatia tiedon korjaamista

Suomen Mielenterveysseura ry oikaisee, poistaa tai täydentää rekisterissä olevan virheellisen, tarpeettoman, puutteellisen tai vanhentuneen henkilötiedon oma-aloitteisesti tai rekisteröidyn pyynnöstä.

 

Jokaisella on oikeus vaatia rekisterissä olevan itseään koskevan virheellisen tiedon korjaamista. Rekisterissä oleva virheellinen tieto korjataan rekisteröidyn pyynnöstä siten kuin henkilötietolain 26–28 §:issä on säädetty.

 

Koska paikallisyhdistysten jäsenyyttä koskevat tiedot saadaan rekisteriin paikallisyhdistyksiltä, näitä koskevat tietojen oikaisupyynnöt pyydetään osoittamaan ensisijaisesti jäsenyhdistyksille.

Oikaisupyyntö voidaan esittää myös Suomen Mielenterveysseuralle. Tiedon korjaamista pyytävän henkilöllisyys varmistetaan tarvittaessa. Korjaamispyyntö on tehtävä kirjallisesti ja riittävän yksilöidysti ja osoitettava rekisteriasioista vastaavalle henkilölle.

Lisätietoja tiedon korjaamisesta: www.tietosuoja.fi/1677.htm.

12. Suoramarkkinointikielto

Rekisteröidyillä on milloin vain oikeus kieltää henkilötietojensa käyttö suoramarkkinointia sekä markkina- ja mielipidetutkimusta varten ottamalla yhteyttä Suomen Mielenterveysseuran viestintään.